O Programa Mackenzie de RenovAção (PMR) do Instituto Presbiteriano Mackenzie (IPM), para a implantação da plataforma TOTVS RM em todas as unidades de negócio e centros de serviços da instituição, mobilizou-se para o preparo da etapa Testes de Aceite, com o objetivo de garantir o pleno funcionamento dos sistemas e a formação dos profissionais atuantes nesta grande renovação do Mackenzie. Esta etapa de Testes de Aceite proporciona uma rica experiência prática, das reais operações, nas diferentes unidades de negócios e centros de serviços.

De acordo com Fábio Bechelli de Morais, coordenador de Tecnologia Aplicada da Gerência de Tecnologia e Inovação (GERTI) e gerente do Programa Mackenzie de RenovAção, ligados à Diretoria de Estratégia e Negócios (DIREN), o time PMR realizará as validações internas até o final de maio, garantindo a largada do primeiro ciclo de testes, com as unidades de negócios, já em junho.

“Teremos a missão de exercitar a ferramenta, validar processos, fluxos de trabalho e funcionalidades, garantindo a cobertura às regras de negócios estabelecidas durante a etapa de levantamento, através de aproximadamente 10 mil casos de testes já identificados”, afirma Bechelli, demonstrando o volume do trabalho já empregado, e ainda aquele que deve ocorrer para habilitar todo o Mackenzie neste seu novo momento.

Segundo o cronograma geral divulgado, a partir de agosto terá início o segundo ciclo de testes, em reexecução dos cenários e casos de testes correspondentes, buscando prosseguir já com as correções dos bugs identificados na primeira passagem.

Cada um destes passos será fundamental na preparação da grande virada de sistemas, chamada de Go Live, prevista para janeiro de 2024. “Não pouparemos esforços para bem instruir as unidades de negócios em como realizar os milhares de testes mapeados, através da capacitação na ferramenta e dinâmica de testes. Esta é mais uma oportunidade para o desenvolvimento profissional proporcionada aos mais de 500 colaboradores participantes dos treinamentos em processos. Formaremos agora as competências, conhecimentos e habilidades necessários à prática dos testes e processo de qualidade aplicada na entrega da solução”, adiciona o gerente do PMR.

Conforme conta Bechelli, os colaboradores treinados terão papéis essenciais como replicadores, promotores do conhecimento, auxiliando as suas áreas, seus pares e clientes internos a assimilarem a transformação em curso.

Otimização

São vários os benefícios que o ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado, na sigla em inglês) da TOTVS proporcionará ao Mackenzie, dentre eles a otimização de processos, aumento de eficiência e produtividade. Fábio Bechelli explica que integrar processos e dispor de informações centralizadas em uma única plataforma aumentará a produtividade e facilitará a tomada de decisões, “liberando a atenção administrativa do combate aos ‘incêndios’ em atividades de menor valor e proporcionando uma plataforma para a inovação” adiciona ele.

Trajetória

Em andamento há mais de um ano, o Programa Mackenzie de RenovAção já realizou o embarque e designação de representantes em cada área envolvida no Mackenzie, com todo o Educacional (Educação Básica, Ensino Superior, Pós-graduação, Cursos Livres etc.), áreas de Backoffice e RH para mais de dez unidades em todo Brasil, incluindo os Hospitais e a Fazenda escola em Castro.

“Realizamos a fase de levantamento de processos e desenvolvemos, juntos às áreas, toda a documentação necessária para acomodar os processos nas funcionalidades da plataforma TOTVS RM. Um trabalho que envolveu um time composto por mais de 60 consultores especializados e 160 representantes das áreas Mackenzie”, pontua o coordenador de Tecnologia Aplicada da GERTI.

O destaque está no baixíssimo nível de customizações, preservando a plataforma de acordo com os padrões de mercado, resultando em apenas 4% dos processos com alterações específicas para o Mackenzie. De acordo com o especialista, isso significa termos em funcionamento uma ferramenta orientada às boas práticas, respondendo às nossas necessidades e garantindo, ao Mackenzie, a sua reconhecida excelência e vanguarda nos campos de sua atuação, Educação, Saúde e Agro, com maior eficiência operacional como base de crescimento.

Até o momento, o PMR promoveu dois grandes treinamentos: 1. Cadastros básicos, para cerca de 245 colaboradores e 2. Capacitação em processos, para mais de 500 colaboradores.

“Isso gera um importante ganho aos colaboradores, pois, além de usufruírem dos benefícios decorrentes da remodelação dos processos, serão capacitados em uma ferramenta reconhecida pelo mercado, incrementando assim seus currículos”, assinala Bechelli.

Importante ressaltar que as unidades de negócios, com cerca de 250 envolvidos, também protagonizaram a definição dos perfis de acesso para parametrização dentro da plataforma.

“Agradecemos a todos os envolvidos; as unidades de negócios são as protagonistas do PMR”, reforça Bechelli, parabenizando o time de representantes do Programa.

“A implementação da nova ferramenta é desafiadora, mas já reconhecemos os inúmeros benefícios proporcionados. Agora, para a fase de testes, contamos com todo o apoio da gestão e o engajamento dos times, realizando os testes em um ambiente com a realidade de suas operações em prática”, completa ele.