Em meio a tantos compromissos e tarefas diárias, dividir o tempo entre as atividades é um grande desafio. Sem planejamento, o dia a dia tende a ser improdutivo e desgastante. O conceito conhecido como gestão de tempo propõe uma forma de organizar as tarefas, de modo que a rotina seja ‘frutífera’, e evite o desgaste mental e outros males. 

Boas práticas potencializam o rendimento e aumentam a eficiência e consciência a respeito do tempo gasto em cada atividade. Confira algumas dicas. 

Escreva uma lista de tarefas

É cientificamente comprovado que a memória humana de curto prazo é limitada. Por isso, a utilização de listas de tarefas funciona como uma ferramenta para manter o foco em ações importantes. Além de ser um método eficaz para mensurar a rotina e ajudar no gerenciamento do dia a dia, a lista de tarefas oferece uma visão ampla de tudo que precisa ser feito.

Existem diversos aplicativos e sites que podem ajudar a criar uma lista, mas há quem ainda prefira agendas físicas, ou anotações no bloco de notas do celular ou do computador. Independente da ferramenta escolhida, é importante que esta seja de fácil acesso e auxilie na organização.
 
Comece pela tarefa mais difícil

O autor norte-americano Brian Tracy, em seu best-seller “Eat That Frog”, destaca a importância de começar o dia com um grande desafio. Em um ranking de prioridades, a tarefa mais desafiadora é a que tende a ficar para o final da fila, mas, com uma abordagem assertiva, iniciar o dia com uma ação importante pode impulsionar a realização de outras atividades de maneira mais leve e tranquila. Para aliviar a pressão de realizar uma tarefa desafiadora, é possível dividir as tarefas em etapas menores. Uma ferramenta eficaz é a “Matriz de Eisenhower”, que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância. As tarefas são divididas em quatro categorias: as tarefas que fará primeiro, as que agendará para mais tarde, as que delegará e as que excluirá. 

Evite realizar mais de uma atividade simultaneamente

A Associação Americana de Psicologia afirma que o multitasking (realização de duas ou mais tarefas simultâneas), na verdade, não é tão benéfico quanto parece. Quando uma tarefa não é realizada com a devida atenção, a margem de erros aumenta - e, no fim das contas, a correção acaba por aumentar 40% a mais do tempo.

Executar mais de uma atividade, ao mesmo tempo, faz com que a atenção seja dividida, o que dificulta o processamento de informações no cérebro. O ideal é manter um fluxo moderado de trabalho, realizando uma tarefa por vez, com pleno foco.

Estabeleça metas realistas

As metas são importantes para manter acesa a motivação, mas nem sempre estão na alçada da realidade. Ao iniciar a leitura de um livro com 400 páginas, por exemplo, parece desanimador pensar em ler outro conteúdo de igual tamanho. Se a meta for ajustada para a leitura de 10 páginas por dia, soará mais produtivo e tangível. 

Evite distrações

Segundo o autor norte-americano Tony Schwartz, a única coisa mais importante que o gerenciamento de tempo é o gerenciamento de energia. Ao manter por perto as distrações - que são   inimigas da produtividade - perde-se o foco, o que prejudica o desenvolvimento da ação realizada e causa desgaste mental e físico. 

Desativar as notificações do celular e mantê-lo longe da área de trabalho, evitar conversas desnecessárias são fatores decisivos que contribuem para o aumento a qualidade do trabalho e a produtividade. De acordo com Schwartz, quando o cérebro atinge um estado de concentração livre de distrações, os níveis de produtividade aumentam até 6 vezes além do normal. Você está preparado para exercitar a atenção plena?