Dicas para otimizar o trabalho com o uso das ferramentas Microsoft

Hoje, estamos cercados por novas ferramentas tecnológicas com múltiplas funções e habilidades que podem ser aplicadas em diferentes aspectos do nosso dia a dia. Mas será que realmente sabemos como aproveitar todos os recursos que esses sistemas oferecem?

Não é segredo que soluções como o Microsoft 365 são amplamente reconhecidas por suas diversas ferramentas e opções, adaptáveis a diferentes tipos de serviço, no entanto, o verdadeiro potencial dessas soluções muitas vezes permanece inexplorado, o que impede de aproveitar totalmente as inúmeras vantagens que poderiam estar ao nosso alcance.

Organização de tarefas com o Microsoft To Do

O Microsoft To Do ajuda a organizar suas tarefas diárias, criando listas personalizadas e definindo prazos para cada item. Você pode usá-lo para estabelecer prioridades e marcar tarefas concluídas, garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente. Por exemplo, ao começar o dia, organize as atividades por urgência e importância. É possível sincronizar o To Do com o Outlook, integrando as atividades pessoais com os compromissos profissionais. Além disso, ele permite atribuir lembretes e organizar tarefas em projetos, o que torna o acompanhamento de grandes demandas mais fácil. Dessa forma, você tem controle do tempo e melhora a produtividade.

Gerenciamento de projetos com o Microsoft Planner

O Microsoft Planner é uma ferramenta prática para administrar projetos, especialmente para equipes que precisam dividir tarefas. Com ele, dá para se planejar, dividir tarefas por responsáveis e definir prazos. É possível utilizá-lo para elaborar grandes projetos em pequenas etapas, criando listas de tarefas para cada membro da equipe. À medida que as tarefas são concluídas, elas podem ser movidas para diferentes colunas no Planner, como "em progresso" ou "concluído". Isso permite um acompanhamento visual de cada etapa do projeto, facilitando a gestão do tempo e garantindo que todos saibam o que está acontecendo no projeto.

Automatização de processos com o Microsoft Power Automate

O Power Automate é uma ferramenta altamente eficaz para automatizar tarefas repetitivas, gerando economia de tempo e redução de erros. Ele permite criar fluxos de trabalho automáticos, como responder e-mails, atualizar planilhas ou mover arquivos entre pastas. Ao  configurar um fluxo, sempre que receber um e-mail com um anexo específico, o arquivo será salvo automaticamente no OneDrive e uma notificação será enviada para sua equipe no Teams. Com o Power Automate, ganha-se em praticidade, uma vez que a concentração ficará nas tarefas importantes.

Colaboração em tempo real com o Microsoft Teams

O Microsoft Teams é conhecido e utilizado por diversas pessoas, sendo ideal para aprimorar a comunicação interna e externa, permitindo que equipes colaborem em tempo real. O Teams pode ser usado para agendar reuniões, compartilhar documentos e enviar mensagens instantâneas. Um exemplo seria criar canais específicos para cada projeto ou equipe e concentrar todas as discussões em um só lugar. É possível também utilizar o recurso de coedição de documentos do Word, Excel ou PowerPoint na plataforma, permitindo que várias pessoas trabalhem simultaneamente em um único arquivo. A integração com o OneDrive facilita o armazenamento de documentos e garante que todos tenham acesso às versões mais atualizadas.

Integração de dados com o Microsoft Power BI

Para quem trabalha com análise de dados, o Power BI é uma ferramenta indispensável. Ele cria dashboards interativos e relatórios detalhados com base em dados coletados de várias fontes, como Excel, SharePoint e outras plataformas. No dia a dia, é possível utilizar o Power BI para monitorar indicadores de desempenho, examinar tendências e tomar decisões com base em dados reais. Por exemplo, crie relatórios mensais para acompanhar as vendas da  sua área ou da instituição. A visualização de dados torna as análises mais fáceis e ajuda na tomada de decisão.