Novo sistema integrado entra em operação em janeiro

A partir de janeiro de 2024, todas as unidades educacionais, áreas de negócios e centros de serviços do Mackenzie, bem como alunos, professores e colaboradores, desfrutarão dos benefícios e vantagens do TOTVS RM - ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, em português) - que tem por objetivo integrar os processos e dados da instituição, de forma unificada.      

A solução permitirá acesso fácil, integrado e confiável aos dados da instituição, com cobertura aos processos de diferentes setores e automação de rotinas, visando maior eficiência e produtividade na gestão administrativa.

Para esclarecer as funcionalidades e benefícios do TOTVS RM, conversamos com Fábio Bechelli de Morais, coordenador de tecnologia aplicada da Gerência de Tecnologia e Inovação (GERTI) e gerente do Programa Mackenzie de RenovAção, ligados à Diretoria de Estratégia e Negócios (DIREN).

Como será a fase de implementação do sistema TOTVS RM?

Bechelli - O Go Live está definido para o dia 1º de janeiro, no entanto, a implantação já teve início. Efetivamente, o marco será no primeiro dia do próximo ano, data em que a plataforma estará apta ao uso. Acreditamos que alcançaremos a plena estabilização no primeiro trimestre de 2024. Todas as operações e funcionalidades estarão habilitadas para o Educacional, Acadêmico Administrativo e Acadêmico Financeiro, RH, Folha, Benefícios, Financeiro, Contábil, Suprimentos e afins.

Mesmo após o primeiro dia, contamos com algo que é natural, a estabilização da nova plataforma, dos novos recursos e da experiência dos colaboradores, professores e alunos do Mackenzie quanto ao uso desses recursos. Tendo em vista isso, nos seis primeiros meses passaremos pela operação assistida: um regime de prontidão, com apoio da TOTVS em assistência às diversas operações.

Quais os principais sistemas que serão implementados com o TOTVS RM?

Bechelli - Como um sistema de gestão integrada ele dá cobertura a todas as funções do negócio. Tudo que se faz na jornada do semestre acadêmico, a parte administrativa, o financeiro, o que reconhece o aluno e caracteriza sua matrícula e turma, o curso e a matriz curricular, seus registros documentais e seus direitos em relação aos recursos que ele pode usufruir com a instituição - tudo isso fica coberto pelo TOTVS RM Educacional.

Para o Mackenzie operar, ele terá as suas dinâmicas de Backoffice, Financeiro e Contábil todas cobertas pelo novo sistema.  No que diz respeito aos colaboradores, também desfrutaremos do módulo de RH no TOTVS, o qual proporcionará as funções dos processos de gestão de pessoas, folha, benefícios, entre outros, tudo gerenciado pelo sistema.

Hoje, o Mackenzie utiliza 223 sistemas satélites, e, destes, ao final, permanecerão apenas 35. A grande maioria das funções representadas pelos sistemas satélites já foram incorporadas no TOTVS RM.

Para os colaboradores, quais são os benefícios e vantagens do sistema, e como os auxiliará no dia a dia?

Bechelli - O principal benefício para os colaboradores é justamente que, por meio desta transformação digital, eles desfrutarão de uma plataforma inovadora. Podemos caracterizar como inovação tudo o que transforma a parte sistêmica e a maneira de aprimorar o trabalho, como responder a obrigações legais, permitir o crescimento em função de um modelo padronizado em uma plataforma escalável.

Podemos destacar também as soluções que permitem permitirão a uma gestão aprimorada e a maior autonomia dos usuários. Como a plataforma evoluiu durante seu desenvolvimento, os recursos de gestão dos diferentes níveis são muito presentes, permitindo soluções que são orientadas a análise de dados, como a aplicação de inteligência para diversos universos, relatórios, extrações e interpretação das informações de dados com mais facilidade.

Para os alunos, quais são os benefícios e vantagens do sistema, e como eles se beneficiarão no dia a dia?

Bechelli - A prestação do serviço educacional será potencializada. O TOTVS RM contará soluções que permitirão que o aluno tenha acesso ao seu histórico de forma on-line, possibilitando reconhecer a sua jornada acadêmica de uma maneira mais intuitiva e rica. O aluno também se beneficiará com um portal totalmente integrado, e um aplicativo com um maior nível de interação.

Além desses benefícios, a relação entre o aluno e o Mackenzie se intensificará com o novo identificador. O TOTVS utiliza o real reconhecimento do indivíduo por meio do RA (Registro Acadêmico) - entre os diferenciais, com o RA mackenzista, o aluno terá um único identificador para sua vida e relacionamento com a instituição, ou seja, será reconhecido de maneira única e intransferível, independentemente de seu estágio acadêmico, seja no colégio, na graduação, pós-graduação, mestrado e assim por diante.

Para os professores, quais são os benefícios e vantagens do sistema, e como os auxiliará no dia a dia?

Bechelli - Academicamente falando, a parte administrativa dos professores será ‘recheada’ de novos recursos. Será mais fácil para o docente praticar as suas obrigações administrativas e acadêmicas. O lançamento de presenças, notas e faltas, a aplicação e extração da regra que calcula o fechamento das notas será facilitado.

Resumindo, você pode citar 5 vantagens ou benefícios da implementação da ferramenta TOTVS no Mackenzie para todos os públicos?

Bechelli - São quatro grandes dimensões que foram movimentadas: Ensino Superior, Educação Básica, Backoffice e RH. Em cada uma das dimensões existem alguns pontos que se destacam em vantagens do uso da plataforma.

No Ensino Superior destaca-se o sistema integrado ERP com informações em tempo real; a adoção do RA (Registro Acadêmico) vitalício; o doc.Xpress - funcionalidade que possibilita a emissão de diplomas digitais e históricos on-line; e o aplicativo Meu EduConnect - que irá conectar alunos e professores por meio de uma plataforma integrada ao TOTVS, com diferentes funcionalidades que potencializarão a comunicação na instituição.

Já na Educação Básica teremos o aplicativo School Guardian (saída inteligente) que irá monitorar a chegada dos alunos, garantindo a segurança dos alunos e vigilância dos responsáveis; a utilização dos RAs; o aplicativo Meu EduConnect; e o sistema integrado ERP, assim como para o Ensino Superior.

No Backoffice o sistema será integrado de forma nativa com o acadêmico e o RH; teremos um aplicativo de aprovação de pagamentos que permitem que os gestores possam consultar e aprovar os processos de pagamento pelo aplicativo de celular de forma rápida; automação do processo de realocação orçamentária; e maior controle integrado do fluxo de caixa e receitas inerentes dos contratos gerados pelas áreas de negócios serão alguns dos recursos disponíveis. 

No RH teremos o aplicativo Meu RH - app integrado aos módulos TOTVS de Folha de Pagamento e o Ponto Eletrônico, que proporcionará aos funcionários e gestores autonomia para que possam consultar suas informações, realizar a gestão e aprovação de processos; além disso, o sistema é integrado de forma nativa com o Acadêmico e o Backoffice.