Diretor de Estratégia e Negócios do Mackenzie explica os benefícios do sistema TOTVS

O Programa Mackenzie de RenovAção (PMR), do Instituto Presbiteriano Mackenzie (IPM), que envolve a implantação da ferramenta TOTVS em todas as unidades e centros de serviços da instituição, está a todo vapor. 

O sistema permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados do Mackenzie, com capacidade de adequação aos processos de diferentes setores e automação de rotinas para maior eficiência e produtividade na gestão administrativa.

Com o objetivo de explicar as funcionalidades do Programa, para esta edição do Fala, Liderança, convidamos André Ricardo de Almeida Ribeiro, diretor de Estratégia e Negócios do IPM. Confira abaixo a entrevista.   

Mackenzie - O que é o Programa Mackenzie de RenovAção?

Ribeiro - O Programa Mackenzie RenovAção abrange a instituição como um todo. Será um marco no Mackenzie, porque não é apenas uma mudança de plataforma ou de sistema, mas da forma de trabalho. 

O Programa consiste em uma alteração em diferentes etapas. Ele irá possibilitar a otimização de processos, tornando-os mais eficazes. Após a aplicação do programa, diversas áreas internas serão integradas, facilitando as atividades dos colaboradores. Além disso, muitos processos manuais serão automatizados.

Com o Programa Mackenzie RenovAção, pretendemos evitar retrabalho, dando maior fluidez e tranquilidade. Os processos serão otimizados e automatizados, com maior objetividade em suas respostas.

Os alunos da Universidade Presbiteriana Mackenzie, das Faculdade e dos Colégios também se beneficiarão da aplicação do programa, além dos colaboradores. As respostas serão mais simples, claras e rápidas. Nosso objetivo final é a melhora objetiva em todo o atendimento.

Mackenzie - O que é a ferramenta TOTVS e quais os principais sistemas que serão implementados?

Ribeiro - Nós estamos mudando a plataforma. Por exemplo, hoje, o sistema acadêmico que atende os Colégios e Universidade funciona com uma ferramenta chamada tailor-made, ou seja, “feito em casa”. O conceito tem em torno de 30 anos, e atendeu muito bem o Mackenzie até hoje. No entanto, já não tem mais a mesma robustez necessária para atender todo o sistema - ele utiliza conceitos tecnológicos ultrapassados que precisamos mudar. 

Além disso, o software implementado em 2012, não foi aplicado em sua totalidade. Hoje, o PeopleSoft, sistema que adquirimos há 10 anos, foi descontinuado após ser comprado pela Oracle Software, e deixou de ser atualizado. Com a falta de novas versões do sistema, percebemos que precisávamos de um novo backoffice.

O Oracle oferece duas funções básicas fora do sistema acadêmico - uma voltada para o RH e a folha de pagamento, e a outra voltada para a área financeira. 

O novo sistema contratado é a TOTVS RM, que irá transformar todo o sistema acadêmico, que hoje se chama SAM (Sistema Acadêmico Mackenzie). Toda parte acadêmica e financeira da Universidade, Faculdades e Colégios, além da folha de pagamento, RH e backoffice, serão organizados pelo programa TOTVS. 

De forma simples, o Instituto, Universidade, Faculdades e Colégios serão atendidos com o novo sistema. Já o Hospital de Curitiba, e posteriormente, o de Dourados, terão outro sistema especializado em gestão hospitalar, chamado MV. 

Mackenzie - Para os colaboradores, quais são os benefícios e vantagens da ferramenta? 

Ribeiro - Nós entendemos que os colaboradores terão mais facilidade, agilidade, assertividade, mais respostas e informações. A implementação do novo sistema também trará menos retrabalho, além da criação de uma base de dados única, evitando conflitos e perda de tempo. Esperamos que a confiança na informação e no acesso aos dados necessários seja muito maior do que é hoje. Atualmente, temos alguns sistemas satélite espalhados com informações redundantes - que devem acabar. 

Quando falamos em otimização e automatização de processos, isso significa que seu trabalho será mais rápido. Muitas ações são realizadas de forma manual, mas com o novo sistema não será mais necessário. 

Mackenzie - Qual é a relevância da fase de testes? 

Ribeiro - A fase de testes é absurdamente importante. Realizamos o levantamento de todos os processos e funcionalidades do sistema, de todas as áreas e de todas as unidades do Mackenzie. Logo após, passamos por treinamentos, workshops e cadastros do sistema. 

Esse ciclo de teste é fundamental, já que ele permite entender se estamos, de fato, testando todos os processos de funcionalidade do sistema, para que ele nos dê as respostas que precisamos para tocar o projeto adiante. 

O primeiro e o segundo ciclos devem durar em torno de dois meses cada. Além disso, estamos atuando na simulação da implementação do novo sistema para entender se os atributos estão corretos. Todas as atualizações estão previstas para até o final do ano. 

É importante dizer que começamos no Programa Mackenzie RenovAção em 2018. Iremos concluir o projeto, mas teremos ajustes depois da implementação, durante o tempo de operação assistida, para que todos tenham tranquilidade e que estejam engajados na proposta. 

A participação imersiva é completamente fundamental, não apenas das áreas que já estavam abarcadas no programa. O PMR é exitoso, pois o Conselho Deliberativo e a Diretoria Executiva do Mackenzie se engajaram antes mesmo da distribuição para outras áreas. A meu ver, só conseguimos efetuar uma transformação digital total no Mackenzie porque há um engajamento das unidades - já são mais de 500 colaboradores treinados na nova plataforma. 

Estou há mais de 40 anos trabalhando na área, e eu nunca tinha visto um programa engajar tantas pessoas como aqui. Vamos esperar a virada com uma grande expectativa. Sabemos que temos muito trabalho pela frente, mas sem a demonstração de interesse dos colaboradores, nada disso seria possível. 

Mesmo com mais de 3 mil clientes, a própria TOTVS ficou impressionada com tudo que viu, pelo tamanho do projeto, pelo programa, que é grande, mas também pelo engajamento dos participantes.  

Assista o vídeo abaixo e entenda as 5 vantagens da implementação da ferramenta TOTVS